Về toàn văn của bài viết, vui lòng xem tại ĐÂY!
Sự chuyên nghiệp hóa đội ngũ của trọng tài viên thể hiện quan việc ngày càng nhiều sự xuất hiện của trọng tài viên toàn thời gian và xuất hiện các tổ chức với tên gọi Chambers. Tại Việt Nam, xu hướng này đã bắt đầu với các mô hình như Hop Dang’s Chambers và ADR Vietnam Chambers, thể hiện mô hình một Trọng tài viên độc lập tập trung vào hoạt động trọng tài - một đơn vị tư vấn và quản lý các chuyên gia ADR độc lập, bao gồm Trọng tài viên, Hòa giải viên, chuyên gia, giảng viên, chuyên gia chứng cứ và Tribunal Secretaries. Đây không phải là công ty luật hay tổ chức trọng tài theo pháp luật Việt Nam. Tại quốc tế, một số mô hình tương tự như Twenty Essex (London/Singapore), Duxton Hill Chambers (Singapore/London), 39 Essex Chambers, Fountain Court Chambers, …bao gồm các trọng tài viên, hòa giải viên, chuyên gia chuyên xử lý các vụ trọng tài hàng đầu.
Theo đó, trong thực tiễn giải quyết tranh chấp bằng trọng tài, sự hỗ trợ về mặt hành chính và thủ tục là yếu tố không thể thiếu để đảm bảo quá trình tố tụng diễn ra suôn sẻ. Tuy nhiên, cần có sự phân biệt cốt yếu giữa "Ban Thư ký của Trung tâm" (Institutional Secretariat) và "Thư ký của Hội đồng Trọng tài" (Tribunal Secretary hay Administrative Assistant). Nếu như Ban Thư ký của Trung tâm là bộ máy hành chính thường trực của một tổ chức trọng tài (như VIAC, SIAC, ICC), thì Thư ký Hội đồng Trọng tài (HĐTT) lại là cá nhân được chỉ định riêng biệt để hỗ trợ trực tiếp cho các Trọng tài viên, phổ biến tại SIAC (Singapore), HKIAC (Hong Kong), KCAB (Hàn Quốc), SCC (Thụy Điển).
Nghiên cứu đã cho thấy một trong những nguyên tắc tối thượng trong trọng tài là Thư ký HĐTT tuyệt đối không phải là "Trọng tài viên thứ tư". Quyền ra quyết định là đặc quyền không thể ủy quyền của HĐTT. Dưới ranh giới nghiêm ngặt đó, phạm vi công việc của Thư ký trong vụ việc Ad hoc thường bao gồm ba nhóm chính:
Thứ nhất, hỗ trợ quản trị tố tụng: Trong bối cảnh không có Trung tâm trọng tài điều phối, Thư ký sẽ đảm nhận việc soạn thảo các dự thảo lịch trình tố tụng (Procedural Timetable), thiết lập và quản lý kho dữ liệu bằng chứng (bundles). Đồng thời, họ đóng vai trò tổ chức hậu cần, chuẩn bị phòng họp, kết nối kỹ thuật cho các phiên điều trần trực tiếp hoặc trực tuyến.
Thứ hai, hỗ trợ nghiên cứu và dự thảo: Thư ký có thể được giao nhiệm vụ tìm kiếm tiền lệ pháp lý, tra cứu các quy định của luật áp dụng theo chỉ đạo của HĐTT. Trong việc lập phán quyết, họ có thể hỗ trợ format, rà soát lỗi chính tả, và quan trọng nhất là soạn thảo các phần không mang tính quyết định (non-substantive parts) như: phần mô tả lịch sử tố tụng, tóm tắt sự việc khách quan, hoặc hệ thống hóa lại các lập luận của các bên.
Thứ ba, cầu nối giao tiếp: Để đảm bảo tính minh bạch, Thư ký thường hoạt động như một đầu mối duy nhất tiếp nhận thông tin, tài liệu từ các bên tranh chấp để chuyển đến HĐTT. Điều này tạo ra một "bức tường" an toàn, đảm bảo HĐTT không vô tình có những tiếp xúc riêng lẻ (ex parte communication) với một bên, giúp loại trừ rủi ro vi phạm nguyên tắc đối xử bình đẳng.
Bài viết đã nghiên cứu các hướng dẫn luật mềm (soft law) từ các hiệp hội nghề nghiệp hoặc các tổ chức trọng tài chuyên nghiệp quốc tế như Anh, Thụy Điển, Singapore, Hong Kong,…về việc cho phép HĐTT có thể sử dụng thư ký trợ lý (khác với Ban thư ký của Trung tâm trọng tài) cho vụ tranh chấp của họ.
- Section XX, ICC Notes to Parties and Arbitral Tribunals on Conduct of Arbitration, updated in 2021: https://iccwbo.org/wp-content/uploads/sites/3/2020/12/icc-note-to-parties-and-arbitral-tribunals-on-the-conduct-of-arbitration-english-2021.pdf;
- Section 10 of LCIA Notes to Arbitrators, https://www.lcia.org/adr-services/guidance-note.aspx#8.%20EMERGENCY%20PROCEDURES;
- The SCC Rules 2023 (Article 24), https://sccarbitrationinstitute.se/wp-content/uploads/2024/12/SCC_Arbitration_Rules_2023_English.pdf ,
- The HKIAC Rules 2024 (Article 13.4), https://hkiac.org/wp-content/uploads/2025/02/2024-HKIAC-ADMINISTERED-ARBITRATION-RULES-English.pdf,
- The SIAC Rules 2025 (Article 24), https://siac.org.sg/siac-rules-2025
- The LCIA Rules 2020 in Article 14A, https://www.lcia.org/Dispute_Resolution_Services/lcia-arbitration-rules-2020.aspx
Trên thế giới, hiện có Hướng dẫn của Young ICCA về Thư ký Hội đồng Trọng tài (Young ICCA Guide on Arbitral Secretaries), dựa trên hướng dẫn ICCA và nghiên cứu của tác giả Michael Polkinghorne (White & Case LLP), cộng đồng trọng tài quốc tế có thể tham khảo ban hành các hướng dẫn về vai trò của thư ký hội đồng trọng tài, trong đó giải quyết các vấn đề then chốt sau:
- Thư ký dự kiến được bổ nhiệm có nên ký Tuyên bố về tính vô tư và độc lập (Statement of Impartiality and Independence) trước khi được bổ nhiệm hay không?
- Sơ yếu lý lịch của thư ký dự kiến có nên được gửi trước cho các bên để xem xét trước khi bổ nhiệm hay không?
- Việc bổ nhiệm thư ký có cần có sự đồng ý của các bên hay không?
- Thư ký dự kiến có nên ký Thỏa thuận bảo mật (Confidentiality Agreement) trước khi được bổ nhiệm hay không?
- Thư ký có được thực hiện các công việc tổ chức và hành chính, như sắp xếp các cuộc họp, điều phối công tác hậu cần và trao đổi thông tin với các bên hay không?
- Thư ký có được tóm tắt chứng cứ thực tế và lập bảng niên biểu diễn biến sự kiện hay không?
- Thư ký có được tóm tắt các bản đệ trình của các bên, lời khai của nhân chứng và báo cáo của chuyên gia hay không?
- Thư ký có được nghiên cứu các vấn đề pháp lý hay không?
- Thư ký có được tham dự các phiên thảo luận nội bộ của hội đồng trọng tài hay không?
- Thư ký có được soạn thảo các chỉ thị tố tụng (procedural orders) hay không?
- Thư ký có được soạn thảo các phần không mang tính nội dung của phán quyết trọng tài hay không?
- Thư ký có được soạn thảo các phần mang tính nội dung của phán quyết trọng tài hay không?
- Thư ký có được thực hiện các chức năng ra quyết định hay không?
- Thư ký có được nhận thù lao cho thời gian làm việc của mình hay không? Nếu có, ai sẽ chịu trách nhiệm thanh toán các khoản chi phí này – HĐTT hay các bên?
- Thư ký có được hoàn trả các chi phí hợp lý đã phát sinh hay không? Nếu có, ai sẽ chịu trách nhiệm thanh toán các khoản chi phí này – hội đồng trọng tài hay các bên?
Tóm lại, Thư ký HĐTT là người hỗ trợ thủ tục để nâng cao trực tiếp chất lượng làm việc của HĐTT, đặc biệt đối với các Trọng tài viên kiêm nhiệm nhiều vai trò (như các chuyên gia, luật sư tranh tụng, hay các giáo sư luật) – những người vốn bị giới hạn về quỹ thời gian do lịch trình làm việc dày đặc. Hơn nữa, trong xu thế chuyên nghiệp hóa, một Trọng tài viên toàn thời gian (full-time) hay kiêm nhiệm đều rất cần có một Thư ký chuyên trách hỗ trợ việc nghiên cứu để gia tăng tính chuyên nghiệp, giảm thiểu sai sót hành chính và đảm bảo vụ việc được vận hành trơn tru. Từ thực tế này, thị trường giải quyết tranh chấp đang chứng kiến sự dịch chuyển mạnh mẽ, mở ra một vị trí công việc hoàn toàn mới và đầy tiềm năng: Trợ lý trọng tài chuyên nghiệp.
Trong bối cảnh đó, sự xuất hiện của các đơn vị hành nghề ADR theo mô hình Chambers, tiêu biểu như ADR Vietnam Chambers, cho thấy thị trường đã bắt đầu hình thành những thiết chế hỗ trợ chuyên biệt cho Trọng tài viên, Hòa giải viên, chuyên gia và Thư ký HĐTT.
ADR Vietnam Chambers hoạt động như một đơn vị tư vấn và quản lý các chuyên gia ADR độc lập, bao gồm cả Thư ký Hội đồng Trọng tài, đồng thời cung cấp dịch vụ phòng họp và dịch vụ thư ký trọng tài nhằm đáp ứng nhu cầu ngày càng tăng trong các vụ việc trọng tài, đặc biệt là những vụ việc có tính chất phức tạp, giá trị tranh chấp lớn hoặc đòi hỏi cách thức vận hành chuyên nghiệp theo chuẩn mực quốc tế.
Tại ADR Vietnam Chambers, các Thư ký HĐTT vụ việc được tuyển chọn kỹ lưỡng từ các luật sư, chuyên gia chuyên sâu có kinh nghiệm thực tiễn về trọng tài được đào tạo bài bản về cả trọng tài thương mại và đầu tư quốc tế ở nước ngoài[1]
Vì vậy, đối với các HĐTT hoặc Trọng tài viên có nhu cầu được hỗ trợ về quản lý hồ sơ, điều phối thủ tục, chuẩn bị lịch trình, rà soát văn bản, tổ chức phiên họp và bảo đảm tính bảo mật, minh bạch của quá trình tố tụng, không chỉ trong trọng tài ad hoc mà cả các vụ việc cần sự hỗ trợ chuyên trách , ADR Vietnam Chambers có thể là một lựa chọn phù hợp để tham khảo.
Thông tin chi tiết có thể xem tại website chính thức của ADR Vietnam Chambers: https://www.adr.com.vn/vi/phong-adr/ve-chung-toi
